(一)对账单/欠条
对账单/欠条需经过买受人有效确认。买受人为公司的,需由公司加盖公章或由法定代表人签字。买受人为个人的,需由该买受人本人签字,并写明身份证号码、手机号码、落款日期。
申拓律所提醒:对于买受人为个人的,最好能够附上其身份证。在实践中,已出现相当数量的故意写错身份证号码的情况。
(二)码单
码单作为一个常见的送货凭证,最理想的情况是由公司加盖公章或由法定代表人签字;买受人为个人的,由老板本人签字。但因为种种客观情况的存在,其签字盖章的情况不容乐观。其签字人员常为司机,其有一定的证明力但存在缺陷,此种情形下如果买受人否认收到货物,且没有其签字或仅有司机签字,其证明力较弱,需要有其他证据佐证。
(三)买卖合同
买卖合同的签订,可以让双方的交易更加规范明确化。合同的条款主要有,当事人双方名称、货物名称、型号、数量、质量、价款、交货、发票、付款、以及违约责任、争议处理。争议处理的约定,双方可以约定在发生争议时的管辖法院,但必须是和交易有实际联系的地点,以便于起诉时法院管辖。
申拓律所建议:针对前述提到的签字人员身份难以确定的问题。可以在买卖合同中指定签字人员,授权其签字验收货物、对账等。
(四)聊天记录、录音
随着科技的发展,微信已经成了大部分人使用的联络工具,微信聊天记录也成了一种新型的证据材料。所以在搜集该类证据时,一定要先对对方进行身份确定,然后再通过其其他证据的衔接来佐证。录音需要注意明确人物、时间、时间、金额,尤其是欠款金额,需要有对方的认可,以便法院结合其他证据进行认定。注意聊天记录和录音需保留原件,不得删除。
申拓律所提醒:对于身份确定的问题,也同样可以在买卖合同中约定,即进行联系方式的约定,具体包括:电话、微信、QQ、邮件等,避免在举证对方身份上的困难。
(五)增值税专用发票
《最高人民法院关于审理买卖合同纠纷案件适用法律问题的解释》第八条第一款规定:“出卖人仅以增值税专用发票及税款抵扣资料证明其已履行交付标的物义务,买受人不认可的,出卖人应当提供其他证据证明交付标的物的事实。”因此,增值税专用发票只能作为出卖人已交货的间接证据,单凭增值税专用发票法院是不会认同出卖人已交货的事实的。也就是说,除了增值税专用发票外,出卖人还需要提交其他辅助证据证明已经履行交货义务。